轻松学会：Outlook自动答复设置全攻略

在日常工作和生活中，我们时常需要暂时离开工作岗位或无法及时回复邮件。这时，设置自动答复功能显得尤为重要，它可以帮助我们及时告知收件人当前的状况，避免因为未能及时回复而造成的沟通不畅。Outlook作为一款常用的邮件管理软件，提供了强大的自动答复功能。下面，我们就来详细介绍一下如何在Outlook中设置自动答复。

Outlook设置自动答复的基本步骤

1. 打开Outlook并登录

首先，打开你的Outlook邮箱，登录你的邮箱账户。确保你的网络连接正常，以便顺利访问邮件服务器。

2. 进入“文件”选项

在Outlook界面左上角，你会看到一个“文件”选项，点击它。这个选项通常位于工具栏的最左侧，与“主页”、“发送/接收”等选项并列。

3. 找到“自动回复（外出）”选项

在“文件”选项下，会弹出一个新的界面。这时，你需要找到并点击左侧的“信息”选项卡。在这个选项卡下，你会看到“自动回复（外出）”的选项。不同版本的Outlook可能会有一些界面差异，但基本步骤是相似的。

4. 勾选“自动答复”

进入“自动回复（外出）”选项后，你会看到一个“发送自动答复”的勾选框。勾选这个选项，意味着你将启用自动答复功能。

5. 设置时间范围（可选）

除了勾选“自动答复”外，你还可以设置自动答复的时间范围。这样，只有在指定的时间范围内，Outlook才会自动发送答复邮件。勾选“只在以下时间范围内答复”选项，然后设置好具体的开始时间和结束时间。

6. 编辑自动答复的内容

在“自动回复（外出）”选项的下方，有一个空白的文本框，这是用来编辑自动答复的内容的。在这个文本框中，你可以输入你希望发送给收件人的信息，比如“我目前正在外出，无法及时回复您的邮件，请谅解。”或者“我将在几天后返回工作岗位，在此期间，如果您有紧急事务，请拨打我的电话。”等等。

7. 保存设置

编辑好自动答复的内容后，点击“确定”按钮保存设置。这样，你就成功设置了Outlook的自动答复功能。

为IMAP或POP账户设置自动答复的特别方法

需要注意的是，如果你的Outlook账户是IMAP或POP类型的，而不是Exchange账户，那么设置自动答复的方法可能会有所不同。下面，我们来介绍一种使用Outlook规则功能为IMAP或POP账户设置自动答复的方法。

1. 创建一个自动答复邮件模板

首先，你需要为自动回复创建一个邮件模板。这个模板将在你外出时发送给收件人。

1. 在Outlook中选择“开始”选项卡，然后点击“新建电子邮件”。

2. 输入邮件的主题，比如“自动回复：外出中”。

3. 在邮件正文中输入你希望发送给收件人的信息，比如“我目前正在外出，无法及时回复您的邮件。”

4. 撰写完邮件后，选择“文件”选项，然后点击“另存为”。

5. 在弹出的保存对话框中，点击“保存类型”下拉箭头，选择“Outlook模板（*.oft）”。

6. 更改文件名，使其能够清晰地表示这是你的外出自动回复模板。

7. 点击“保存”按钮保存模板，然后关闭邮件窗口。

2. 创建外出自动答复规则

接下来，你需要创建一个规则，以便在接收到邮件时自动发送这个模板。

1. 在Outlook中，点击“文件”选项，然后点击左上角的“信息”。

2. 在右侧窗口的“规则和通知”中，点击“管理规则和通知”。

3. 在弹出的规则和通知窗口中，选择“电子邮件规则”选项卡。

4. 在“将更改应用于此文件夹”中，选择要应用自动答复的邮件账户。

5. 点击“新建规则”按钮。

6. 在弹出的规则向导窗口中，选择“从空白规则开始”，然后选择“对我接收的邮件应用规则”，点击“下一步”。

7. 在“选择条件”中，选中“我的姓名在‘收件人’框中”，然后点击“下一步”。

8. 在“选择操作”中，选择“使用模板答复”，然后点击下方的“规则描述”中的“模板”链接。

9. 在弹出的选择模板窗口中，找到你刚才创建的自动回复模板，然后点击“打开”。

10. 完成设置后，点击“下一步”，然后为规则设置一个名称，点击“完成”。

至此，你就为IMAP或POP账户成功设置了自动答复规则。

注意事项

1. 检查账户类型：在设置自动答复之前，确保你了解你的账户类型（Exchange、IMAP或POP），因为不同类型的账户设置方法可能不同。

2. 调整时间范围：如果你不希望自动答复在所有时间都生效，可以设置一个具体的时间范围。

3. 编辑回复内容：确保你的自动答复内容清晰明了，能够准确地传达你当前的状态和联系方式。

4. 测试设置：在设置完自动答复后，不妨给自己发送一封测试邮件，以确保一切设置正确无误。

通过以上步骤，你就可以在Outlook中轻松设置自动答复功能了。这个功能不仅可以帮助你及时告知收件人你的当前状况，还可以在一定程度上提高工作效率和沟通效果。希望这篇文章能够对你有所帮助！